Pri izbiri multifunkcijskega aparata ali tiskalnika za vašo pisarno, oddelek  ali celo organizacijo obstaja veliko opcij. Niti dve organizaciji nimata istih zahtev in potreb. Da boste sigurni, da ste izbrali najboljšo napravo za vaše podjetje, obstaja par vprašanj, na katere morate odgovoriti.

Koliko zaposlenih bo potrebovalo dostop do kopiranja/tiskanja

Ugotovili smo, da se pogosto dogaja, da organizacije podcenijo ali precenijo potrebe po tiskanju, kopiranju in skeniranju. Da to preprečite, naj bo vaš prvi korak, da ugotovite, koliko zaposlenih bo uporabljalo napravo dnevno. Na primer, manjša delovna okolja ne potrebujejo visoko zmogljivega dragega multifunkcijskega aparata, v kolikor nimajo resnično velikih potreb. Po drugi strani, namizni tiskalnik najverjetneje ne bo zadostoval (in bo imel tudi veliko večji strošek na izpis) za potrebe celotne pisarne.

Katere so primarne zahteve vaše organizacije

Multifunkcijski aparati so dobra izbira za večino pisarn, predvsem zaradi kombinacije tiskanja, kopiranja, faksiranja ter skeniranja oz. arhiviranja. Poleg tega ima multifunkcijski aparat manjše stroške tiska v primerjavi z ločenimi napravami (tiskalnik faks, …). Vendar pa, v kolikor pisarna ne uporablja faksa in ne skenira dokumentov, se nakup drage multifunkcijske naprave (z vsemi temi funkcionalnostmi) ne izplača.

Dobra stran pri veliki izbiri ter različnih opcijah je, da lahko poiščete točno tak aparat, kot ga potrebujete – da ni potrebe po investiciji v funkcionalnosti, ki jih nikoli ne boste uporabljali!

Ali potrebujete možnosti mobilnega tiskanja

Napredek mobilne tehnologije v zadnjih petih letih (tablice, pametni telefoni…) omogoča zaposlenim ne samo iskanje ter prenos datotek in podatkov na poti in izven pisarne, pač pa tudi tiskanje dokumentov iz mobilnih naprav. V kolikor zaposleni potrebujejo (ali bodo potrebovali v prihodnosti) fleksibilnost, potem morate izbrati vaš multifunkcijski aparat  ali tiskalnik z zanesljivim ter enostavnim wireless tiskalniškim vmesnikom. V tem primeru boste potrebovali napravo v vaši pisarni, ki podpira »tiskanje v oblaku« Cloud printing technology , kot sta Google’s Cloud Print and Apple AirPrint.

Ali želite spremljanje porabe/delovanja ter stroškov?

Obstajajo nadzorni programi, ki omogočajo podjetjem prihranek s spremljanjem delovanja po uporabnikih in/ali oddelkih. V kolikor želi vaše podjetje nadzor nad tiskanjem, kar posledično vedno vodi v nižje stroške, boste potrebovali aparat, ki ima možnost komunikacije z analitičnimi programi.

Spremljanje zgodovine ter spremljanje servisne zgodovine. Ta možnost je običajno zadnja na listi želja, vendar pa, v kolikor imate možnost nadzora, se lahko napaka zazna, preden se aparat ustavi.

Zakaj je to tako pomembno

Odgovori na ta vprašanja pomenijo razliko med takojšnjo »pravo izbiro aparata« ali med »slabo investicijo«. Prava izbira aparata ni nujno najnižja cena. Pravi multifunkcijski aparati  ali tiskalniki so tisti, ki neopazno delujejo pri vašem vsakodnevnem delu, brez zastojev, slabe volje ali prevelikih stroškov…

Najboljši način je, da si odgovorite na ta vprašanja preden se lotite nakupa ali najema.