Nadzor dohodne pošte in vhodnih dokumentov ter spremljanje njihovi poti med uporabniki
V vsako večje podjetje dnevno pride velika količina e-pošte, nad katero nihče nima nadzora. EffectiveOffice poskrbi za evidenco, razdelitev pošte po elektronski poti ustreznim naslovnikom in ustrezno arhiviranje papirnih dokumentov, urejeno po kronološkem vrstnem redu. Naslovniki imajo vedno pregled nad tem, kaj in kdaj so prejeli dokument, zunanjemu računovodskemu servisu je omogočen dostop in obdelava dokumentacije tudi na daljavo, prav tako pa je zagotovljen varen in nadzorovan dostop vseh drugih vrst poslovnih dokumentov, kot so pogodbe, delovni nalogi, naročilnice, itd
Nadzor izhodne pošte
Zakaj evidentirat izhodno pošto in tiskane dokumente? Ker je iz evidence razvidno kdo je komu kaj poslal, ali je bilo to elektronsko popisano in še mnogo drugih podatkov. E-pošto je mogoče evidentirat direktno iz e-poštnega programa Microsoft Outlook, ali pa iz zunanje storitve za elektronsko vročanje ali iz lastnega portala za storitve uporabnikom. Vsa sporočila ter dokumenti se shranijo v ustreznih mapah oziroma so povezana z zadevami (če te obstajajo). Podatke v EffectiveOffice-u je možno povezati tudi s poslovnim informacijskim sistemom za vodenje poslovanja (ERP), kar vam omogoči učinkovitejše dopolnjevanje dosjejev strank in dobaviteljev tudi z arhivom sporočil in dokumentov, ki so jim bili poslani.
Pretvarjanje dokumentov v elektronsko obliko
Skeniranje dokumentov je pogosto težavno, saj le redko ve, kje se nahaja skeniran dokument. Sistem EffectiveOffice vzpostavi elektronsko hrambo vseh vaših poslovnih dokumentov. Dokumenti so po skeniranju samodejno razvrstijo in razdelijo, hkrati pa se jim dodelijo procesi, ki jih je potrebno izvesti na posameznem dokumentu.
Razvrščanje in iskanje gradiva – naj avtomatika dela za vas
EffectiveOffice učinkovito upravlja z dokumenti. Ob vnosu posameznega dokumenta v sistem zapiše:
• čas
• datum vložitve
• ime vlagatelja
• namen
• zadevo
• mapo, kjer je shranjen
• podpisnika
• nalogo zaposlenega
• rok dokončanja naloge
• opombe
Za vsakim dokumentom obstaja jasna sled, v vsakem trenutku boste vedeli, kaj se z dokumentom dogaja in kaj v zvezi z njim je še potrebno urediti.
Transparentna obdelava dokumentov v poslovnih postopkih
EffectiveOffice vam na omogoča vpogled v celoten življenjski cikel dokumenta, od osnutka do veljavnega poslovnega dokumenta. Jasno je razvidno, kdo in kdaj je dodajal spremembe, shranjene so tudi delovne beležke in naloge.
Iskanje pravega dokumenta: končno poenostavljeno!
Ste že kdaj 3 ure neuspešno iskali dokument? Kaj pa 3 dni? Iskanje dokumenta v sistemu EffectiveOffice je hitro, enostavno in učinkovito! Vgrajeni visoko zmogljiv iskalnik, ki išče po imenu, zadevi, datumih in mapah, poleg tega pa tudi po vsebini, kar omogoča OCR (sistem za optično branje znakov oziroma Optical Character Recognition). Z EffectiveOffice boste vsak dokument našli v 3 minutah oz. zelo verjetneje prej.
Mobilno dostopanje
Za podjetja, ki opravljajo svoj posel na terenu, je dostop do dokumentov izven pisarne bistvenega pomena. Z uporabo rešitve EffectiveOffice lahko s katerokoli napravo na varen način dostopate do dokumentov, jih iščete, tiskate ali posredujete