Kako avtomatizirati posamezne poslovne procese

Se vam zdi, da za opravljanje vedno enih in istih, ponavljajočih opravil z dokumenti izgubljate ogromno časa? EffectiveOffice vam omogoča samodejno izvajanje poslovnih opravil na dokumentih v skladu z dostopnimi pravicami in obveznostmi, ki izhajajo iz vlog posameznih uporabnikov sistema. Scenariji za posamezne dokumente so lahko različni (fakturiranje računov, potni nalogi, servisni nalogi, priprava in avtorizacija pogodb, kadrovske mape, razna projektna dokumentacija …), za vsak dokument je mogoče točno videti, kako daleč je izpeljan določen postopek za posamezni dokument. To pomeni, da je za dodeljene vloge (tajništvo, uprava, vodje procesov, izvajalci procesov, vodje oddelkov, itd.) mogoče izvajati različne funkcije na dokumentih ter pregledovati stanja in procesna ozka grla. Avtomatizirano in varčno.

Kako do avtomatiziranih poslovnih procesov?

Ste naveličani opravljanja vedno istih opravil, kjer vsakodnevno izgubite (pre-)več časa? EffectiveOffice omogoča avtomatizirano izvajanje poslovnih opravil na dokumentih ob hkratnem upoštevanju dostopnih pravic in obveznosti posameznih uporabnikov, ki izhajajo iz samih vlog uporabnikov. Na istem dokumentu je mogoče izvajati različna opravila, ki pa se razlikujejo glede na dodeljeno vlogo (računovodstvo, uprava, tajništvo itd.). To pomeni, da je potrebno predhodno natančno spoznati poslovne procese v podjetju, identificirati različne vloge uporabnikov in jim dodeliti ustrezne pravice in obveznosti.

Elektronsko upravljanje poslovanja

Se vam in vašim sodelavcem na mizi nabirajo kupčki neobdelanih dokumentov in zadev? V EffectiveOffice boste imeli pregledno razdeljene dokumente in naloge, vedno boste lahko ugotovili, kje se zatikajo posamezni procesi, naloge boste z lahkoto dodeljevali sodelavcem in sledili izvajanju. Dokumente lahko pripenjate posameznim zadevam ali jih vlagate v mape. Postopki za dokumente so uniformno programirani, zato se lahko izognete neprijetnim odstopanjem, ki bi lahko povzročila poslovno škodo. Usklajeno in učinkovito.

Prehod na elektronsko upravljanje

Z uporabo EffectiveOffice boste ustavili kopičenje kupov neobdelanih dokumentov na vaši pisalni mizi. EffectiveOffice omogoča enostaven pregled nad razdelitvijo dokumentov in nalog med sodelavci, vam pa nudi enostavno sledenje izvajanju opravil in ugotavljanju posameznih poslovnih procesov, ki predstavljajo ozko grlo. Vse dokumente lahko sortirate tudi v ustrezne mape oziroma jih pripnete k posameznim zadevam. Vnaprejšnje programiranje postopkov obdelav dokumentov zmanjša tveganje pojava odstopanj, ki po navadi povzročijo kup nevšečnosti.

Potek procesov, kadar je nekdo odsoten

Kaj pa, ko hoče nekdo predati svoje geslo sodelavcu? EffectiveOffice omogoča pooblaščanje sodelavcev. Ko bo torej nekdo odsoten, lahko določene naloge, ali pa vse njegove naloge, v času njegove odsotnosti prevzame nekdo drug. Tudi v tem primeru je v revizijski sledi zabeleženo, kdo je zares dostopal do dokumentov in procesov ter izvajal posamezne aktivnosti. Uporabnik lahko nadomešča tudi več oseb hkrati. Urejeno in sledljivo, saj je brisanje dokumentov uporabnikom onemogočeno.

Kaj pa ko je eden od sodelavcev odsoten?

Da bi preprečili predajanje zaupnih gesel med sodelavci, EffectiveOffice omogoča pooblaščanje sodelavcev v času odsotnosti. V primeru odsotnosti enega od sodelavcev je možno njegove naloge (v celoti ali pa le del) za čas njegove odsotnosti prenesti na nekoga drugega, vam pa revizijska sled omogoča nadzor nad tem, kdo je resnično dostopal do dokumentov in katere aktivnosti je le-ta izvajal.

Kako preprečiti, da česa ne spregledate

Se bojite, da boste v novem sistemu nebogljeni in boste kak pomemben dokument pozabili obdelati? EffectiveOffice uporabnike samodejno obvešča o spremembah, novih dokumentih in komunikaciji glede dokumentov. Poleg tega je možno nastaviti samodejne izpise raznih dogodkov, vložitev in komunikacij, da uporabniki res ničesar ne spregledajo. Način obveščanja lahko nastavite za vsakega uporabnika posebej. Dosledno in pregledno.

Kako zagotoviti, da bo vsak dokument primerno obdelan?

Vas skrbi, da vam bo novi sistem povzročil zmedo in boste pozabili obdelati kakšen pomemben dokument? EffectiveOffice samodejno informira uporabnike o prispetju novih dokumentov, morebitnih spremembah na obstoječih dokumentih in komunikaciji glede dokumentov. EffectiveOffice podpira tudi možnost prilagajanja nastavitev obveščanja za vsakega uporabnika posebej.

Varna elektronska hramba dokumentov

EffectiveOffice omogoča elektronsko hrambo dokumentov vse od začetka nastajanja do izteka veljavnosti oz. uporabnosti dokumenta. Rešitev je skladna z veljavno zakonodajo in referenčnimi standardi, ki veljajo za to področje:

• Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP)
• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA)
• Zakon o tajnih podatki (ZTP)
• Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP)
• Enotne tehnološke zahteve (ETZ).

Varno tiskanje

Ker so nekateri dokumenti občutljivejši od drugih, moramo dodatno poskrbeti za njihovo varnost. EffectiveOffice vam omogoča varno tiskanje, po potrebi pa ga omogoča le tistim, ki imajo dovoljenje za to. Sistem beleži, kdo je tiskal posamezen dokument, kdaj in kaj je z njim počel.

Izginuli dokumenti

Dokumenti v dokumentnem sistemu ne morejo izginiti, saj je brisanje onemogočeno.

Dokumenti na varnem tudi v oblaku

EffectiveOffice zagotavlja hrambo dokumentov in podatkov tudi v oblaku. Za varnost skrbijo stabilni strežniki znotraj EU, zagotovite pa si lahko 24-urno podporo. Za delovanje strežnikov jamči uigrana sistemska ekipa.

Varnost in preprečevanje dostopa

EffectiveOffice vam omogoča jasno definirane dostope do dokumentov. S pomočjo mehanizmov za overjanje dostopa omogoča določanje vlog, kdo ima dostop do katerih dokumentov. Uporabniki tako vidijo samo tiste dokumente, ki jih potrebujejo.
Dostop je šifriran, poleg tega se beleži sled, kaj je kdo z dokumentom počel. Podprta sta imenika LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) in ActiveDirectory, ki omogočata upravljanje identitet uporabnikov. To pomeni, da lahko rešitev črpa imena in druge nastavitve za dostop do dokumentov iz že uveljavljenih nastavitev v vašem omrežju računalnikov v podjetju.