Kaj pridobimo z uvedbo Sistema za upravljanje z dokumenti (angl. DMS – Document Managment System)
Uvedba sistema za upravljanje z dokumenti poenostavi in pohitri postopke iskanja in potrjevanja dokumentov (z revizijsko sledjo). Iskanje ter dostop do dokumentov, postopkov potrjevanja in informacij o sledljivosti dokumenta so na voljo v vsakem trenutku.
DMS (document managment system – slo: dokumentni sistem) vam omogoča, da v vsakem trenutku hitro in enostavno poiščete katerokoli informacijo. Vsi dokumenti so lahko zajeti z OCR (avtomatična prepoznava teksta), kar vam omogoči indeksiranje ter iskanje informacij/podatkov tudi znotraj posameznih dokumentov.
Uporaba dokumentnega sistema pri poslovanju vam prihrani vsaj 20% časa, porabljenega za iskanje informacij, kar je, glede na izsledke raziskav, da zaposleni porabi 60% svojega časa za iskanje informacij, izjemnega pomena za učinkovitost in kredibilnost podjetja.
Potrjevanje posameznih dokumentov oziroma sodelovanje pri pregledih je pri brezpapirnem poslovanju izredno enostavno in dostopno 24 ur dnevno preko stacionarne oziroma mobilne naprave.
Z podpisom dokumenta na mobilni napravi/tablici se dokument avtomatsko pošlje v postopek potrjevanja, do končnega obračuna v finančnem oddelku.
Postopek je hiter, enostaven, brez možnosti izgube dokumenta ter brez stroška tiskanja, hkrati pa nudi polno sledljivost celotnega procesa od začetka do konca.
Arhiviranje, potrjevanje in povezovanje medsebojno odvisnih dokumentov poteka popolnoma samodejno.
Kako začeti?
V prvi fazi začnemo s popisom obstoječih procesov (krogotokov) poslovanja ter vseh vrst dokumentov in v podjetju.
V drugi fazi na osnovi popisa in izdelane klasifikacije dokumentov ocenimo smiselnost prehoda na popolno oziroma na delno elektronsko poslovanje za posamično vrsto dokumentov/informacij.
Na kaj moramo biti pozorni pri izbiri dokumentnega sistema?
Potrebno se je zavedati, da dober dokumentni sistem ni enostavno implementirati, še težja in dražja pa je zamenjava le tega.
Zato je potrebno pri izbiri dokumentnega sistema upoštevati kriterije, kot so enostavnost uporabe, zanesljivost sistema, kredibilnost in pa nudenje dolgoročne podpore.
Prav zaradi teh dejavnikov je pomembno, da je podjetje, ki je ponudnik sistema, primerno veliko z mednarodno podporo in razvojem, saj le tako jamči obstoj sistema čez nekaj desetletij.