Canon EffectiveOffice

EffectiveOffice v svet pisarniškega poslovanja prinaša mnogo prednosti. Pošiljanje, sprejemanje, priprava, uporaba, in upravljanje dokumentov je lažje ter učinkovitejše, kar vam bo omogočilo, da temeljiteje izrabite čas in ostale vire v podjetju.

Skupno stičišče vseh konceptov je, da uporabnik za uporabo potrebuje le internetno povezavo in dejstvo, saj računalniške zmogljivosti zagotavlja ponudnik storitev.

Uporabnik tako ne potrebuje zmogljivega računalniškega sistema za uporabo teh storitev, saj so na njegovih računalniških sistemih prisotni samo nezmogljivi odjemalci, ki služijo za komunikacijo s storitvijo v oblaku.

MG BIRO d.o.o.
Trpinčeva ulica 96
SI-1000 Ljubljana
01/ 546 11 80
  1. 1
    Povečana zmogljivost

    Nujna opravila sedaj opravite na daljavo, vašo pisarno lahko sedaj vzamete tudi na pot.

  2. 2
    Neomejen prostor za shranjevanje podatkov

    Le z nekaj kliki do zakupa dodatnega prostora v oblaku.

  3. 3
    Povečana varnost podatkov

    Ponudnik  skrbi za varnostno kopijo vseh shranjenih podatkov.

  4. 4
    Takojšnji popravki

    Vzdrževanje in nadgradnje sistema opravlja ponudnik rešitve.

  5. 5
    Enostaven dostop do dokumentov

    Sistem deluje v oblaku, zato  omogoča dostop do dokumentov preko katere koli naprave in kjerkoli.

  6. 6
    Finančna ugodnost

    Mesečna cena najema  vključuje tudi vso potrebno infrastrukturo in upravljanje le-te.

  7. 7
    Zmanjšana potreba po IT strokovnjakih

    Metoda 321GO odpravi potrebo po najemu IT strokovnjaka.

Kontaktirajte nas!

Prepričajte se zakaj smo prva izbira za poslovne uporabnike!
Pokličite 01/ 546 11 80 (od 8. do 16. ure) ali izpolnite kratek obrazec.

Hvala! Ekipa MG BIRO

Vsi dokumenti vedno na dosegu roke

EffectiveOffice Cloud

Elektronsko upravljanje dokumnetov

Nadzor dohodne pošte in vhodnih dokumentov ter spremljanje njihovi poti med uporabniki

V vsako večje podjetje dnevno pride velika količina e-pošte, nad katero nihče nima nadzora. EffectiveOffice poskrbi za evidenco, razdelitev pošte po elektronski poti ustreznim naslovnikom in ustrezno arhiviranje papirnih dokumentov, urejeno po kronološkem vrstnem redu. Naslovniki imajo vedno pregled nad tem, kaj in kdaj so prejeli dokument, zunanjemu računovodskemu servisu je omogočen dostop in obdelava dokumentacije tudi na daljavo, prav tako pa je zagotovljen varen in nadzorovan dostop vseh drugih vrst poslovnih dokumentov, kot so pogodbe, delovni nalogi, naročilnice, itd

Nadzor izhodne pošte

Zakaj evidentirat izhodno pošto in tiskane dokumente? Ker je iz evidence razvidno kdo je komu kaj poslal, ali je bilo to elektronsko popisano in še mnogo drugih podatkov. E-pošto je mogoče evidentirat direktno iz e-poštnega programa Microsoft Outlook, ali pa iz zunanje storitve za elektronsko vročanje ali iz lastnega portala za storitve uporabnikom. Vsa sporočila ter dokumenti se shranijo v ustreznih mapah oziroma so povezana z zadevami (če te obstajajo). Podatke v EffectiveOffice-u je možno povezati tudi s poslovnim informacijskim sistemom za vodenje poslovanja (ERP), kar vam omogoči učinkovitejše dopolnjevanje dosjejev strank in dobaviteljev tudi z arhivom sporočil in dokumentov, ki so jim bili poslani.

Pretvarjanje dokumentov v elektronsko obliko

Skeniranje dokumentov je pogosto težavno, saj le redko ve, kje se nahaja skeniran dokument. Sistem EffectiveOffice vzpostavi elektronsko hrambo vseh vaših poslovnih dokumentov. Dokumenti so po skeniranju samodejno razvrstijo in razdelijo, hkrati pa se jim dodelijo procesi, ki jih je potrebno izvesti na posameznem dokumentu.

Razvrščanje in iskanje gradiva – naj avtomatika dela za vas

EffectiveOffice učinkovito upravlja z dokumenti. Ob vnosu posameznega dokumenta v sistem zapiše:

• čas
• datum vložitve
• ime vlagatelja
• namen
• zadevo
• mapo, kjer je shranjen
• podpisnika
• nalogo zaposlenega
• rok dokončanja naloge
• opombe

Za vsakim dokumentom obstaja jasna sled, v vsakem trenutku boste vedeli, kaj se z dokumentom dogaja in kaj v zvezi z njim je še potrebno urediti.

Transparentna obdelava dokumentov v poslovnih postopkih

EffectiveOffice vam na omogoča vpogled v celoten življenjski cikel dokumenta, od osnutka do veljavnega poslovnega dokumenta. Jasno je razvidno, kdo in kdaj je dodajal spremembe, shranjene so tudi delovne beležke in naloge.

Iskanje pravega dokumenta: končno poenostavljeno!

Ste že kdaj 3 ure neuspešno iskali dokument? Kaj pa 3 dni? Iskanje dokumenta v sistemu EffectiveOffice je hitro, enostavno in učinkovito! Vgrajeni visoko zmogljiv iskalnik, ki išče po imenu, zadevi, datumih in mapah, poleg tega pa tudi po vsebini, kar omogoča OCR (sistem za optično branje znakov oziroma Optical Character Recognition). Z EffectiveOffice boste vsak dokument našli v 3 minutah oz. zelo verjetneje prej.

Mobilno dostopanje

Za podjetja, ki opravljajo svoj posel na terenu, je dostop do dokumentov izven pisarne bistvenega pomena. Z uporabo rešitve EffectiveOffice lahko s katerokoli napravo na varen način dostopate do dokumentov, jih iščete, tiskate ali posredujete

Podpora poslovnim procesom

Kako avtomatizirati posamezne poslovne procese

Se vam zdi, da za opravljanje vedno enih in istih, ponavljajočih opravil z dokumenti izgubljate ogromno časa? EffectiveOffice vam omogoča samodejno izvajanje poslovnih opravil na dokumentih v skladu z dostopnimi pravicami in obveznostmi, ki izhajajo iz vlog posameznih uporabnikov sistema. Scenariji za posamezne dokumente so lahko različni (fakturiranje računov, potni nalogi, servisni nalogi, priprava in avtorizacija pogodb, kadrovske mape, razna projektna dokumentacija …), za vsak dokument je mogoče točno videti, kako daleč je izpeljan določen postopek za posamezni dokument. To pomeni, da je za dodeljene vloge (tajništvo, uprava, vodje procesov, izvajalci procesov, vodje oddelkov, itd.) mogoče izvajati različne funkcije na dokumentih ter pregledovati stanja in procesna ozka grla. Avtomatizirano in varčno.

Kako do avtomatiziranih poslovnih procesov?

Ste naveličani opravljanja vedno istih opravil, kjer vsakodnevno izgubite (pre-)več časa? EffectiveOffice omogoča avtomatizirano izvajanje poslovnih opravil na dokumentih ob hkratnem upoštevanju dostopnih pravic in obveznosti posameznih uporabnikov, ki izhajajo iz samih vlog uporabnikov. Na istem dokumentu je mogoče izvajati različna opravila, ki pa se razlikujejo glede na dodeljeno vlogo (računovodstvo, uprava, tajništvo itd.). To pomeni, da je potrebno predhodno natančno spoznati poslovne procese v podjetju, identificirati različne vloge uporabnikov in jim dodeliti ustrezne pravice in obveznosti.

Elektronsko upravljanje poslovanja

Se vam in vašim sodelavcem na mizi nabirajo kupčki neobdelanih dokumentov in zadev? V EffectiveOffice boste imeli pregledno razdeljene dokumente in naloge, vedno boste lahko ugotovili, kje se zatikajo posamezni procesi, naloge boste z lahkoto dodeljevali sodelavcem in sledili izvajanju. Dokumente lahko pripenjate posameznim zadevam ali jih vlagate v mape. Postopki za dokumente so uniformno programirani, zato se lahko izognete neprijetnim odstopanjem, ki bi lahko povzročila poslovno škodo. Usklajeno in učinkovito.

Prehod na elektronsko upravljanje

Z uporabo EffectiveOffice boste ustavili kopičenje kupov neobdelanih dokumentov na vaši pisalni mizi. EffectiveOffice omogoča enostaven pregled nad razdelitvijo dokumentov in nalog med sodelavci, vam pa nudi enostavno sledenje izvajanju opravil in ugotavljanju posameznih poslovnih procesov, ki predstavljajo ozko grlo. Vse dokumente lahko sortirate tudi v ustrezne mape oziroma jih pripnete k posameznim zadevam. Vnaprejšnje programiranje postopkov obdelav dokumentov zmanjša tveganje pojava odstopanj, ki po navadi povzročijo kup nevšečnosti.

Potek procesov, kadar je nekdo odsoten

Kaj pa, ko hoče nekdo predati svoje geslo sodelavcu? EffectiveOffice omogoča pooblaščanje sodelavcev. Ko bo torej nekdo odsoten, lahko določene naloge, ali pa vse njegove naloge, v času njegove odsotnosti prevzame nekdo drug. Tudi v tem primeru je v revizijski sledi zabeleženo, kdo je zares dostopal do dokumentov in procesov ter izvajal posamezne aktivnosti. Uporabnik lahko nadomešča tudi več oseb hkrati. Urejeno in sledljivo, saj je brisanje dokumentov uporabnikom onemogočeno.

Kaj pa ko je eden od sodelavcev odsoten?

Da bi preprečili predajanje zaupnih gesel med sodelavci, EffectiveOffice omogoča pooblaščanje sodelavcev v času odsotnosti. V primeru odsotnosti enega od sodelavcev je možno njegove naloge (v celoti ali pa le del) za čas njegove odsotnosti prenesti na nekoga drugega, vam pa revizijska sled omogoča nadzor nad tem, kdo je resnično dostopal do dokumentov in katere aktivnosti je le-ta izvajal.

Kako preprečiti, da česa ne spregledate

Se bojite, da boste v novem sistemu nebogljeni in boste kak pomemben dokument pozabili obdelati? EffectiveOffice uporabnike samodejno obvešča o spremembah, novih dokumentih in komunikaciji glede dokumentov. Poleg tega je možno nastaviti samodejne izpise raznih dogodkov, vložitev in komunikacij, da uporabniki res ničesar ne spregledajo. Način obveščanja lahko nastavite za vsakega uporabnika posebej. Dosledno in pregledno.

Kako zagotoviti, da bo vsak dokument primerno obdelan?

Vas skrbi, da vam bo novi sistem povzročil zmedo in boste pozabili obdelati kakšen pomemben dokument? EffectiveOffice samodejno informira uporabnike o prispetju novih dokumentov, morebitnih spremembah na obstoječih dokumentih in komunikaciji glede dokumentov. EffectiveOffice podpira tudi možnost prilagajanja nastavitev obveščanja za vsakega uporabnika posebej.

Varnost dokumentov

Varna elektronska hramba dokumentov

EffectiveOffice omogoča elektronsko hrambo dokumentov vse od začetka nastajanja do izteka veljavnosti oz. uporabnosti dokumenta. Rešitev je skladna z veljavno zakonodajo in referenčnimi standardi, ki veljajo za to področje:

• Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP)
• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA)
• Zakon o tajnih podatki (ZTP)
• Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP)
• Enotne tehnološke zahteve (ETZ).

Varno tiskanje

Ker so nekateri dokumenti občutljivejši od drugih, moramo dodatno poskrbeti za njihovo varnost. EffectiveOffice vam omogoča varno tiskanje, po potrebi pa ga omogoča le tistim, ki imajo dovoljenje za to. Sistem beleži, kdo je tiskal posamezen dokument, kdaj in kaj je z njim počel.

Izginuli dokumenti

Dokumenti v dokumentnem sistemu ne morejo izginiti, saj je brisanje onemogočeno.

Dokumenti na varnem tudi v oblaku

EffectiveOffice zagotavlja hrambo dokumentov in podatkov tudi v oblaku. Za varnost skrbijo stabilni strežniki znotraj EU, zagotovite pa si lahko 24-urno podporo. Za delovanje strežnikov jamči uigrana sistemska ekipa.

Varnost in preprečevanje dostopa

EffectiveOffice vam omogoča jasno definirane dostope do dokumentov. S pomočjo mehanizmov za overjanje dostopa omogoča določanje vlog, kdo ima dostop do katerih dokumentov. Uporabniki tako vidijo samo tiste dokumente, ki jih potrebujejo.
Dostop je šifriran, poleg tega se beleži sled, kaj je kdo z dokumentom počel. Podprta sta imenika LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) in ActiveDirectory, ki omogočata upravljanje identitet uporabnikov. To pomeni, da lahko rešitev črpa imena in druge nastavitve za dostop do dokumentov iz že uveljavljenih nastavitev v vašem omrežju računalnikov v podjetju.

Vsi dokumenti vedno na dosegu roke

EffectiveOffice Cloud

  • MINI PAKET / mesečno
  • 115 € + ddv
  • Prostor v oblaku: 10 GB
  • Razpoložljivost: 24/7
  • Funkcionalnosti: Prednastavljeno
  • Najem dokumentnega skenerja: X
  • Vzpostavitev okolja: X
  • BASIC PAKET / mesečno
  • 140 € + ddv
  • Prostor v oblaku: 10 GB
  • Razpoložljivost: 24/7
  • Funkcionalnosti: Prednastavljeno
  • Najem dokumentnega skenerja: DA
  • Vzpostavitev okolja: X
  • ADVANCED PAKET / mesečno
  • 180 € + ddv
  • Prostor v oblaku: 10 GB
  • Razpoložljivost: 24/7
  • Funkcionalnosti: Po meri
  • Najem dokumentnega skenerja: X
  • Vzpostavitev okolja: 321GO

MG BIRO – zanesljiv partner v vaši pisarni

Smo eno izmed vodilnih podjetij v Sloveniji, ki ponuja in tudi svetuje na področju najema tiskalnikov in multifunkcijskih aparatov za poslovno uporabo ...

Effective office Cloud
Ocenite to stran