Kaj je dokumentni sistem?

Tehnološki razvoj  je sprožil pravo revolucijo števila dokumentov, ki jih podjetja prejmejo, pošiljajo obdelujejo ter shranjujejo. Verjetno vaša pisarna danes izgleda popolnoma drugačna kot je izgledala 5 let nazaj. Digitalna transformacija je povzročila premik gore papirja in fasciklov iz fizičnega prostora v digitalno obliko. Kljub temu pa je to samo korak v organizacijah, kjer so dokumente samo preselili iz fizične oblike v digitalno okolje, sedaj pa tam vlada digitalni kaos (nesistematično urejene mape dokumentov, nepregledno veliko število e-mailov, neurejenost namizja,…). 

Z vsakim na novo ustvarjenim dokumentom, e-pošto oziroma mapo, ki jo ustvarite vi oziroma vaši zaposleni ali celo zunanji izvajalci, nastaja vse težje obvladljiva količina podatkov.

Neurejeno digitalno okolje povzroča dodatno obremenjenost zaposlenih v podjetju (tajnice, vodje oddelkov,…), prav tako pa digitalni kaos bremeni tudi vodstvo podjetja.
Po oceni IDC naj bi se pretok informacij do leta 2020 povečal za kar 30-krat. Čeprav naj bi prehod na elektronsko poslovaje prispeval k zmanjšanju tiskanja dokumentov, podatki kažejo, da celo spodbuja tiskanje.

Vse več malih in srednjih podjetij se zato zaveda nujnosti digitalizacije.

Digitalni kaos je potrebno spraviti v red!

Kaj pridobimo?

Uvedba digitalnega sistema poenostavi in pohitri postopke iskanja in potrjevanja dokumentov (z revizijsko sledjo). Iskanje ter dostop do dokumentov, postopkov potrjevanja in informacij o sledljivosti dokumenta so na voljo v vsakem trenutku, kar pomeni nič več zamudnega iskanja dokumentov, ugotavljanja, kje v poslovnem procesu so se dokumenti ustavili in kdaj bo posamezen postopek končan.

DMS (document managment system – slo: dokumentni sistem) vam omogoča, da v vsakem trenutku hitro in enostavno poiščete katerokoli informacijo. Vsi dokumenti so lahko zajeti z OCR (avtomatična prepoznava teksta), kar vam omogoči indeksiranje ter iskanje informacij/podatkov tudi znotraj posameznih dokumentov.

Uporaba dokumentnega sistema pri poslovanju vam prihrani vsaj 20% časa, porabljenega za iskanje informacij, kar je, glede na izsledke raziskav, da zaposleni porabi 60% svojega časa za iskanje informacij, izjemnega pomena za učinkovitost in kredibilnost podjetja.

Potrjevanje posameznih dokumentov oziroma sodelovanje pri pregledih je pri brezpapirnem poslovanju izredno enostavno in dostopno 24 ur dnevno preko stacionarne oziroma mobilne naprave.

Zakaj se je torej pametno izogniti podpisovanju dokumentov izdaje blaga in storitev preko fizičnih dokumentov? Papirni dokument, na primer dobavnica, delovni nalog, zapisniki itd. zahteva tiskanje v več izvodih, podpis stranke ob zaključku poslovnega dogodka, dostavo podpisanega dokumenta v podjetje in tega v roke ustreznim potrjevalnim osebam ter končni obračun v finančnem oddelku.

Z podpisom dokumenta na mobilni napravi/tablici se dokument avtomatsko pošlje v postopek potrjevanja, do končnega obračuna v finančnem oddelku.
Postopek je hiter, enostaven, brez možnosti izgube dokumenta ter brez stroška tiskanja, hkrati pa nudi polno sledljivost celotnega procesa od začetka do konca.

Arhiviranje, potrjevanje in povezovanje medsebojno odvisnih dokumentov poteka popolnoma samodejno.

Kako začeti?

V prvi fazi začnemo s popisom obstoječih procesov (krogotokov) poslovanja ter vseh vrst dokumentov in v podjetju.
V drugi fazi na osnovi popisa in izdelane klasifikacije dokumentov ocenimo smiselnost prehoda na popolno oziroma na delno elektronsko poslovanje za posamično vrsto dokumentov/informacij.

Na kaj moramo biti pozorni pri izbiri dokumentnega sistema?

Potrebno se je zavedati, da dober dokumentni sistem ni enostavno implementirati, še težja in dražja pa je zamenjava le tega.
Zato je potrebno pri izbiri dokumentnega sistema upoštevati kriterije, kot so enostavnost uporabe, zanesljivost sistema, kredibilnost in pa nudenje dolgoročne podpore.
Prav zaradi teh dejavnikov je pomembno, da je podjetje, ki je ponudnik sistema, primerno veliko z mednarodno podporo in razvojem, saj le tako jamči obstoj sistema čez nekaj desetletij.

Od konkurenčnih ponudnikov se razlikujemo tudi v načinu uvajanja rešitev, ki poteka postopno in transparentno.

Izberite pravi aparat za vas!

Za vas smo naredili izbor najprimernejših aparatov ...

MG BIRO d.o.o.
Trpinčeva ulica 96
SI-1000 Ljubljana
01/ 546 11 80

Želite nasvet strokovnjaka?

Vas zanima več? Prepričajte se zakaj smo prva izbira za poslovne uporabnike!
Pokličite 01/ 546 11 80 (od 8. do 15. ure) ali izpolnite kratek obrazec.

Canon dokumenti sistem THEREFORE

Therefore™ , dokumentni sistem iz Canona, odlikuje enostavna namestitev ter uporaba, izboljša učinkovitost, ki vsakemu uporabniku omogoči varen in takojšen dostop do informacij, ki jih potrebuje.

Therefore omogoča sestaviti vse vaše občutljive poslovne informacije. omogoča iskanje, urejanje, pregled, zbiranje in razporejanje dokumentov. S sistemom Therefore brez težav zajamete, organizirate in dostopate do vsebin, prav tako sami določite samodejni delovni tok za občutljive poslovne postopke. Uporaba sistema Therefore je enostavna, kar pomeni, da uporabniki potrebujejo le minimalno usposabljanje, za večjo delovno učinkovitost in produktivnost.

  1. 1
    Shranjevanje vseh tipov informacij v elektronski obliki

    Urejanje dokumentov poteka brez napora, za sistem Therefore vir in oblika nista problem.

  2. 2
    Urejevalni predpisi

    Da bo vaše poslovanje potekalo po urejevalnih predpisih, Therefore-ov strežnik samodejno doda vsakemu dokumentu elektronski podpis.

  3. 3
    Narejeni za vaše poslovanje

    Sistem Therefore je uravnotežen in ne potrebuje dodatnega prilagajanja oziroma programiranja. Postopek namestitve traja manj kot teden dni, kar vključuje tudi čas za celotno usposabljanje. Administratorji določijo poslovna pravila ter centralno namestitev.

  4. 4
    Zakaj Therefore™?

    Vsak zaposleni na določeni točki potrebuje dostop do informacij, naj si bo to za uvoz in integracijo, skupno rabo oziroma primerjavo ali pa za preprosto shranjevanje oziroma tiskanje dokumenta. Dokument potrebuje v elektronski obliki in to takoj. Rešitev Therefore omogoča uporabnikom, da podatke obdelajo učinkovito, varno in ekonomično. Kar pomeni, da jim je treba omogočiti dostop in uporabo podatkov, ki jih potrebujejo za doseganje željenih poslovnih rezultatov.

  5. 5
    Povečajte učinkovitost

    Znebite se nepreglednih kupov dokumentov. Pozabite na probleme s manjkajočimi oziroma napačnimi informacijami. Nič več napak pri pošiljanju napačnim prejemnikom. Therefore nudi hiter in učinkovit sistem za delo s dokumenti in prenos, kar je vsekakor konkurenčna prednost.

  6. 6
    Ekonomičnost

    Povezovanje zaposlenih s podatki, ki jih potrebujejo,  Therefore™ pospeši poslovne postopke in hitro povrne investicijo. Mogoče jih je tudi prilagoditi glede na rast podjetja. Obdelava elektronskih dokumentov posledično pomeni manj tiskanja ter posledično nižje stroške. Zaradi večje učinkovitosti lahko vire iz administrativnih opravil prestavite v osnovne dejavnosti podjetja.

  7. 7
    Varnost

    Prevare so vedno bolj pogoste, zato je varna uporaba podatkov v današnjem času bistvena. Therefore™ zagotavlja skladnost s pravnimi ter panožnimi predpisi, obenem pa skrbi za varnost podatkov z omejevanjem dostopa samo ooblaščenim uporabnikom.  Podatki se svobodno pretakajo po organizaciji, istočasno pa so popolnoma zaščiteni.

OCR/ICR programska oprema – ABBYY

ABBYY je tehnološko dovršena OCR/ICR programska oprema, ki prepozna črke in besedila iz digitalnega slikovnega materiala (rastrskih slik).  Večina produktov je namenjena pretvarjanju analognih dokumentov v digitalne. Podjetje Abbyy postavlja standarde na področju programske opreme za zajemanje dokumentov, OCR (Optical Character Recognition) ter jezikovne programske opreme.

Ključni izdelki, ki jih partnerjem in končnim naročnikom pomagamo integrirati v rešitve:
  1. 1
    FlexiCapture

    Programska aplikacija z uporabniškim vmesnikom za:

    •         načrtovanje prepoznave
    •         vhode / skeniranja
    •         validiranje / verificiranja
    •         izvoze / ponore
    •         administracija večuporabniškega korporativnega okolja prepoznave

  2. 2
    Recognition Server

    Strežniški servis, ki na podlagi prejetih slik / dokumentov izvede vnaprej določene prepozne operacije in rezultate vrne v enega izmed mnogo ponorov.

  3. 3
    SDK

    Namenjeni predvsem programskim hišam, ki svoje izdelke opremljajo z OCR/ICR funkcionalnostmi.

MG BIRO – zanesljiv partner v vaši pisarni

Smo eno izmed vodilnih podjetij v Sloveniji, ki ponuja in tudi svetuje na področju najema tiskalnikov in multifunkcijskih aparatov za poslovno uporabo ...

Dokumentni sistemi
Ocenite to stran